Du tracteur à la prépaie : quand une même donnée sert plusieurs usages

Dans une entreprise de transport, la préparation de la paie ne commence pas au moment où l’on ouvre le logiciel de paie. Elle repose en amont sur une multitude de données liées à l’activité des conducteurs : temps de conduite et d’activité, repos, absences, fichiers légaux, infractions, échéances …

Un conducteur peut être en tournée pendant plusieurs jours lorsque les équipes administratives doivent préparer les éléments de paie. Attendre son retour pour récupérer certaines informations, effectuer des contrôles manuels ou ressaisir des données déjà disponibles peut rapidement alourdir le travail des exploitants et des gestionnaires.

Alors on peut se demander : Comment exploiter autrement ces données déjà présentes dans l’entreprise ? Comment les faire circuler de la route au bureau, puis du bureau à la route, sans multiplier les outils et les équipements ? C’est aussi l’objet de cet article expliqué par Ekolis.

La donnée recherchée existe-t-elle déjà quelque part dans l’entreprise ?

Lorsqu’un véhicule dispose d’une solution télématique constructeur permettant d’accéder aux informations nécessaires, EKOLIS peut les récupérer et les agréger directement dans INFINITY.

Lorsque certaines données ne sont pas accessibles, l’entreprise peut alors compléter le dispositif avec un équipement permettant notamment la remontée des informations et le téléchargement à distance des fichiers légaux.

Cette approche permet d’éviter de multiplier systématiquement les boîtiers et les équipements embarqués. L’enjeu est d’abord de tirer parti de l’existant, puis de compléter le dispositif uniquement lorsque cela est nécessaire.

Une logique qui vise à adapter la solution au parc et à ses équipements, plutôt qu’à imposer un matériel supplémentaire.

Notre objectif n’était pas de mettre en place un outil supplémentaire. Nous voulions exploiter une donnée que nous possédions déjà pour simplifier le quotidien de nos clients. »

Guillaume PERDU, fondateur d’EKOLIS

 

Comment passer d’une donnée issue du véhicule à des éléments directement exploitables pour la paie ?

Une fois centralisées dans INFINITY, les données peuvent être exploitées au-delà de leur usage initial. La plateforme permet notamment de retraiter les activités des conducteurs, de gérer les congés et absences, de suivre les fichiers légaux et leurs échéances, ou encore de consulter les rapports liés aux échéances conducteurs. Ces informations peuvent ensuite être regroupées pour générer un PDF de prépaie, destiné aux équipes qui préparent les éléments nécessaires à la paie.

La donnée issue du véhicule change alors de dimension : elle ne sert plus uniquement à savoir où se trouve un véhicule ou à suivre son exploitation. Elle devient une donnée métier utilisable par les équipes administratives.

Le défi n’est pas de récupérer davantage de données. Les entreprises de transport en possèdent déjà énormément. L’enjeu consiste à faire dialoguer ces données entre elles pour qu’elles créent de la valeur au-delà de leur usage initial. »

Julie FILLATRE, responsable du service Solutions Informatiques et Digitales, EKOLIS

 

Que devient cette donnée une fois la prépaie réalisée ?

Cette logique ne s’arrête toutefois pas à la préparation de la paie.

INFINITY permet également de générer automatiquement des courriers destinés aux conducteurs. Associée à une application dédiée, la plateforme peut ainsi assurer la continuité entre les équipes administratives et les salariés qui passent une grande partie de leur temps sur la route.

La donnée suit alors un parcours qui dépasse le seul véhicule : elle remonte du terrain vers l’entreprise, est contrôlée et transformée en information exploitable, puis peut être transmise à nouveau au conducteur.

Sur le terrain, une donnée n’a de valeur que si elle arrive à la bonne personne, au bon moment et sous une forme qu’elle peut réellement utiliser. Notre rôle, c’est aussi de comprendre comment travaillent nos clients pour que la technologie s’intègre à leur quotidien, et non l’inverse. »

Laëtitia JOLY, responsable client et commercial chez EKOLIS

Ainsi, la donnée remontée du véhicule peut servir au suivi de l’exploitation, à la gestion de l’activité conducteur, au contrôle des fichiers légaux ou encore à la préparation des éléments de paie. Elle peut ensuite être utilisée pour communiquer avec le conducteur.

Pour les transporteurs, cette approche répond aussi à une problématique très opérationnelle : éviter les ressaisies, limiter les manipulations et faire circuler l’information entre les différents services sans multiplier les outils.

Récupérer ce qui existe. Équiper lorsque c’est nécessaire. Centraliser, contrôler, retraiter et communiquer.

Du tracteur à la prépaie, la donnée peut ainsi changer d’usage sans changer de source.

Et faire le lien entre la route et le bureau, puis du bureau à la route.